展会上除了主办方、参展商之外，还有一类很重要的人群，他们就是参展的观众。每个展会都会在开展前邀请观众前来观展，那就少不了需要对整个邀请工作列举详细的计划，如收集和整理资料、时间的安排、设计不同形式的邀请函件或者广告、邀请观众的预算以及发出邀请的时间等等。

观众的邀请工作一般需要提前，尤其在专业性的展览会，邀请观众的时间一般与销售展位的时间一样。比如专业性的展览会邀请的观众大多数是专业的观众，那么收集和整理观众的资料工作量与时长也比较大，所以这类展会的观众信息收集与录入一般会有专门负责的人员进行跟进负责，必要时还需要另外配备更多的人手；普通观众的邀请一般是通过广告媒体对展览会进行宣传，从而告知普通观众展会的信息。

发送邀请的时间因展会性质的区别：普通观众的邀请通常是在展会开幕前一个月内通过媒体发布的展会信息，或是向特定的观众派发门票来发出邀请，根据展会的性质和成本预算来考虑信息发布的频次和赠送门票的数量；专业观众的邀请一般要在展会开幕前50至60天展开，除了媒体发布的信息以外，还加上向专业观众邮寄邀请函，一共需要发送两到三次，每次隔一周，邮寄邀请函需要在开展前的20天左右发出。但如果每次发出的邀请函内容都一模一样就失去了它的意义了，因此每个阶段的邀请函内容应该各不相同。第一次发出的邀请函可以是对观众初步的邀请；第二次发出的邀请函内要列明展会所有具体的信息，还有展会其他的配套服务与活动；第三次的邀请函内就可以附上展位的平面图等，通过几次的邀请函邮寄给观众全面的展会信息。

另外的一些邀请如电子邮件，邀请方式类似与邮寄邀请函，安排分开几次发送。不过通过电子邮件发出的邀请可以根据其特色进行设计，为了防止被当做垃圾邮件而过滤掉，邮件邀请函必须有确切正规的主题。有的展会还通过手机短讯来邀请观众，同理需要安排三次以上发送，发送的内容有字数的限制，字数太多观众可能会失去耐心，所以最好把字数控制在70个左右。短讯的内容必须要精辟简明，突出重点，让受到短讯的观众尽快了解展会的情况。