（1）从展会的前期策划就应该拟定邀请的嘉宾名单，确定后在活动开幕前提前6个月开始进行对嘉宾的邀请工作，尤其是在国外的嘉宾，然后把展会相关的资料寄送出去。

（2）如果举办活动的机构不止一个，则要明确地分好工，各尽其职，避免到时活动现场出现多头指挥，使活动变得混乱。

（3）从多个因素考虑活动开幕的时间，如天气、举办地的交通等，避免哪个因素出现问题需要改变开幕的时间，尽量按照原定计划举行开幕式。

（4）开幕式上的主持人如果不是由礼仪小姐担任的话，就要向来宾适当地说明以下自己的身份。

（5）主持人在开场时的问候应该按照国际的惯例，以“女士们、先生们”称呼来宾，摒除口语化的称呼如“朋友们”。

（6）在开幕式上介绍出席的来宾时应该要以外宾和外单位领导人为主，尤其是如果有外国驻华大使的参与，那应该放在介绍顺序的前头，尽量避免介绍主办单位的领导人，如果必须要加上主办单位的领导，那应该要放在介绍名单的后面。

（7）尽量避免开幕式的剪彩活动，如果确实需要安排，则可安排几个重要的嘉宾，剪彩不宜太多人，为了节约还可以用彩带代替绸带来剪彩。

（8）为了节省开幕时间，在讲话时应该对欢迎这类的句子尽量归纳好，讲话的人员与翻译的人员也要互相配合好，在翻译后共同鼓掌来表示对讲话嘉宾的尊重。

（9）在讲话过程中尽量避免用口语化的日常用于或缩略语，以及其他的谚语和古诗等，以免给翻译工作带来麻烦。

（10）如中方的代表讲话，则应该用“我国”、“政府”等词语。

（11）在对来宾介绍企业或地方情况时，切忌长篇大论和数字的堆砌，语言要尽量的简练，突出内容的重点，必要时要提供文字资料。

（12）主办方或着领导在发言时，发言的篇幅不宜太长，内容尽量要简练明了，避免说不必要的客套话，因为展览会并不是报告会，发表太多不相干的内容只会浪费时间。

（13）在进行活动时，尤其是重要的严肃的活动，要提醒现场出席的嘉宾将手机调成静音的状态，或把手机关掉。

（14）遵守展会的开办和撤退时间，不要推迟进展也不要提早退展。